Is een loonstrook wel of niet wettelijk verplicht?

Iedere maand moet jij als ondernemer jouw werknemers uitbetalen of krijg jij als werknemer juist je salaris. Standaard krijg jij daarbij maandelijks een loonstrook met de details van jouw salaris van die maand. Maar wist je dat het niet wettelijk verplicht is om een loonstrook maandelijks aan te bieden? We leggen je uit waarom dit zo is. 

Fabel: Een loonstrook is wettelijk verplicht

Als werkgever ben je niet verplicht om elke maand een loonstrook uit te geven aan je werknemers. Daar hangt een voorwaarde aan vast: het loon is ten opzichte van de maand ervoor onveranderd gebleven. Indien er wél een wijziging in het bedrag plaatsvindt, dan ben je wel verplicht om een loonstrook met details te verstrekken.

Hoe kan het dat er een wijziging in het bedrag optreedt? Regelmatig worden de percentages van wettelijke inhouden aangepast of bijgesteld, waardoor het uit te betalen loon ook wijzigt. Heb je werknemers in dienst die met flexibele uren werken of die elke maand een wisselend salaris hebben? Dan ben je dus wel verplicht om een loonstrook aan te bieden.

Dat klinkt waarschijnlijk als heel veel werk en veel geregel om alle wijzigingen en uitzonderingen vast te leggen. Maar niets is minder waar, want met de juiste loonadministratie software kunnen ondernemers juist heel efficiënt en handig loonstroken genereren. Door het proces te automatiseren en te koppelen aan andere systemen, zoals de urenregistratie, wordt het uitgeven van loonstroken een fluitje van een cent.

Welke informatie is verplicht om te vermelden?

Geef je een loonstrook uit, dan moeten de volgende gegevens verplicht hierop vermeld worden:

• Het brutoloon
• Het basisloon en prestatietoeslagen (dit zijn de elementen waaruit het salaris is opgebouwd)
• Aantal gewerkte uren
• De maand waarover de loonstrook berekend is 
• Naam van zowel werkgever als werknemer
• Het minimumloon en minimumvakantiebijslag, specifiek voor de werknemer

Papier of digitaal aanbieden?

In tijden waarin steeds meer zaken digitaal geregeld worden, zul je er ook sneller voor kiezen om een loonstrook digitaal aan te bieden. Maar wist je dat je hiervoor expliciet toestemming moet hebben van de werknemer om de loonstrook alleen digitaal te versturen? Indien de werknemers de salarisstrook liever op papier ontvangt, dan ben je verplicht om dit aan te bieden.

Automatiseer je loonstroken en win tijd

Het uitbetalen en verwerken van de maandelijkse salarisadministratie kost veel tijd. Tijd die ook in andere zaken kan worden gestoken. Dankzij geïntegreerde software kun je de loonadministratie en aanvullende HR-zaken eenvoudig automatiseren. Dan hoef je je aan het einde van de maand alleen nog bezig te houden met doorvoeren van eventuele correcties, nakijken van mutaties of invoeren van wijzigingen.